نرم افزار MS Project (ام اس پروجکت) به عنوان یکی از پرکاربردترین ابزارهای مدیریت پروژه، دارای ویژگی های گوناگونی است که در ادامه به بررسی برخی از آن ها پرداخته می شود. برای آشنایی بیشتر با قابلیت های این نرم افزار با ما همراه بمانید.
نمای شبکه ای
همان طور که گفتیم در این مقاله به سراغ معرفی قابلیت های این نرم افزار رفته ایم. به خاطر چنین قابلیت هایی است که بسیاری به دنبال آموزش Microsoft Project هستند. این قابلیت با ارائه نمایی ساختارمند از پروژه ها، به برنامه ریزی و مدیریت آسان تر فعالیت ها کمک می کند. نمای شبکه ای به تیم ها این امکان را می دهد که کارها را به طور موثرتر شناسایی و اولویت بندی کنند. همچنین، این نمایش می تواند دید کلی نسبت به روند پروژه به مدیران ارائه دهد.
نمای صفحه
نمای صفحه به کاربر نمایی بصری و قابل فهم از وضعیت فعلی پروژه ارائه می دهد. این قابلیت، کمک می کند تا روند پیشرفت به راحتی رصد شود و در صورت نیاز، تغییرات لازم به عمل آید. چنین نمایشی می تواند در شناسایی نقاط قوت و ضعف پروژه موثر باشد.
نمای جدول زمانی
از ویژگی های مهم MS Project، امکان استفاده از گانت چارت برای زمان بندی فعالیت ها است. این ابزار به کاربران اجازه می دهد تا زمان بندی دقیق تری برای مراحل مختلف پروژه تنظیم کرده و پیشرفت ها را به طور بصری مشاهده کنند. گانت چارت به عنوان یکی از محبوب ترین ابزارهای زمان بندی در مدیریت پروژه ها به شمار می رود.
ارتباطات و همکاری
این نرم افزار به تیم ها کمک می کند تا به طور همزمان بر روی پروژه ها کار کنند. ابزارهای همکاری موجود در MS Project به اعضای تیم این امکان را می دهد که تبادل اطلاعات موثری داشته باشند و پروژه ها را به طور هماهنگ پیش ببرند.
همکاری مشترک
سهامداران و اعضای تیم می توانند به راحتی لیست کارها و برنامه ها را ویرایش و به روزرسانی کنند. این قابلیت کمک می کند تا تمامی افراد در جریان آخرین تغییرات قرار بگیرند و کارها را به طور هماهنگ پیش ببرند.
گزارش گیری
گزارش گیری از دیگر ویژگی های کلیدی MS Project است. این نرم افزار انواع گزارش های از پیش تعیین شده ای را ارائه می دهد که به ارزیابی پیشرفت، منابع و برنامه ها کمک می کند. این گزارشات به مدیران کمک می کنند تا تصمیمات آگاهانه تری اتخاذ کنند.
نقشه راه
مدیران پروژه با استفاده از این ویژگی می توانند برنامه ها و نمونه کارهای پروژه را به طور مرتب پیگیری کنند. نقشه راه به شفافیت بیشتر در روند اجرای پروژه کمک می کند و به تعیین اهداف و مقاصد رسیدن به نتیجه ی نهایی کمک می کند.
جدول زمان بندی
نرم افزار MS Project به کاربران این امکان را می دهد که زمان های پروژه و زمان های خارج از پروژه را جمع آوری کنند. این ویژگی به مد نظر قرار دادن حقوق و دستمزد و فاکتورهای هزینه ای پروژه کمک می کند و به مدیریت منابع انسانی و مالی کمک بیشتری می کند.
مدیریت منابع
مدیریت منابع در MS Project به طور موثری انجام می شود. با امکان درخواست و واگذاری کارها، مدیران می توانند به دقت منابع را مدیریت کنند و در این مرحله، تخصیص کارها به اعضای تیم به سهولت انجام می شود. این قابیلت مستقیما بر بهره وری تیم اثرگذار خواهد بود.
علت محبوبیت نرم افزار MS Project
پس از معرفی قابلیت ها، لازم است به این پرسش پاسخ دهیم که چرا MS Project در میان مدیران پروژه چنین محبوبیتی دارد. یکی از علل اصلی، سهولت استفاده از این نرم افزار به خصوص در محیط ویندوز است. همینطور، قابلیت ادغام با دیگر نرم افزارهای مایکروسافت آفیس از دیگر دلایل استقبال از این نرم افزار می باشد. این سازگاری باعث می شود که کاربران تجربه ی راحت تری از کار با این نرم افزار داشته باشند و تعامل بیشتری با دیگر ابزارها داشته باشند.
علاوه بر این، محیط کاربری آشنا و مشابه با نرم افزارهای دیگر مایکروسافت، در یادگیری و استفاده از این نرم افزار نقش بسزایی ایفا می کند. چنین مزایایی باعث تمایز MS Project از سایر ابزارهای مدیریت پروژه شده و آن را به گزینه ای مطلوب برای بسیاری از مدیران تبدیل می کند.
مزایا و معایب MS Project
هر محصولی دارای مزایا و معایبی است و نرم افزار MS Project نیز از این قاعده مستثنی نیست. آشنایی با این موارد می تواند به انتخاب آگاهانه تر کمک کند. در ادامه به نقل از کران زاده به سراغ معرفی این موارد می رویم:
مزایا
این مزایا عبارتند از:
- تولیدکننده معتبر: به دلیل پشتیبانی توسط شرکت مایکروسافت، این نرم افزار با سایر محصولات این شرکت به خوبی قابل ادغام است. این ویژگی نه تنها به افزایش کارایی کمک می کند، بلکه اعتماد کاربران را نیز جلب می نماید.
- رابط کاربری مشابه: رابط کاربری MS Project تا حد زیادی به دیگر محصولات مایکروسافت شباهت دارد. این امر منجر به راحتی در یادگیری و استفاده از نرم افزار می شود.
- توسعه پذیری بالا: قدمت این نرم افزار به توسعه و به روزنگه داشتن آن منجر شده است و همیشه با شیوه های نوین مدیریتی هماهنگ بوده است.
- ابزار مدیریت مالی: MS Project ابزاری بسیار کارآمد برای مدیریت بودجه و هزینه ها به شمار می رود. مدیران پروژه با استفاده از ابزارهای مالی می توانند پیش بینی های دقیقی درخصوص هزینه های پروژه داشته باشند.
- آموزش های فراوان: به دلیل استقبال گسترده از این نرم افزار، آموزش های آنلاین بسیاری وجود دارد که به کاربران کمک می کند به سرعت با قابلیت ها آشنا شوند.
معایب
معایب آن نیز عبارتند از:
- زمان بر بودن یادگیری: علیرغم سادگی ظاهری، تسلط بر این نرم افزار نیاز به زمان و تمرین دارد. این طولانی شدن فرآیند یادگیری ممکن است بر زمان پروژه تأثیر بگذارد.
- فایل های غیرقابل مشاهده: خروجی نرم افزار در قالب فایل های با پسوند mpp فقط در خود نرم افزار قابل مشاهده است. اگر کاربران به سیستم دیگری دسترسی داشته باشند که MS Project نصب نشده، قادر به مشاهده این فایل ها نخواهند بود.
- هزینه خرید: قیمت نرم افزار ام اس پروجکت، حدود 679 دلار است، که برای کاربران ایرانی و بسیاری از افراد، هزینه ای قابل توجه به شمار می رود. البته این در صورتی است که بخواهید نسخه اصلی آن را تهیه کنید.
جمع بندی
نرم افزار MS Project به عنوان یکی از ابزارهای موثر در مدیریت پروژه ها، با ارائه امکانات متنوع و جامع، نقش چشمگیری در تسهیل فرآیندهای مدیریتی دارد. با توجه به مزایا و معایب این نرم افزار، انتخاب آن به نیازهای سازمان ها و نوع پروژه بستگی دارد. در نهایت، آشنایی با ویژگی ها و قابلیت های MS Project می تواند در بهبود عملکرد تیم های مدیریت پروژه و تحقق اهداف سازمان کمک قابل توجهی کند.